Klachtenreglement ‘Groot in Mentorschap’

Een klacht indienen

Overal waar wordt gewerkt, kunnen dingen misgaan of anders verlopen dan je had gedacht. Dan is het belangrijk om hierover tijdig met mij in gesprek te gaan. Samen kunnen we proberen tot een oplossing te komen. Ik sta altijd open voor jouw mening over mijn dienstverlening. Met jouw opmerkingen kan ik immers mijn dienstverlening aan jou verbeteren.

Als jouw onvrede niet wordt weggenomen, heb je het recht om een klacht in te dienen. Dit reglement is bedoeld voor klachten over mentorschap. Hieronder kun je lezen welke regels hiervoor gelden.

Klachtenreglement.

Artikel 1 Algemeen.

Het kan gebeuren dat je ontevreden bent over de dienstverlening door jouw mentor of over de manier waarop de mentor met jou of jouw zaken omgaat. Jij hebt dan het recht om hierover een klacht in te dienen.

Het is natuurlijk veel fijner als we jouw onvrede samen kunnen oplossen. Als je contact met mij opneemt, maken wij een afspraak voor een gesprek waarin je kunt uitleggen waar je ontevreden over bent. Ik zal dan mijn best doen om in samenspraak met jou naar een oplossing te zoeken. Als je het lastig vindt om dit alleen of rechtstreeks aan mij aan te geven kun je ook iemand die jij vertrouwd vragen jou bij te staan in het gesprek.

Artikel 2 Wie kan een klacht indienen.

Je kunt alleen een klacht indienen als je een cliënt van mij bent. Verder kan iedereen een klacht indienen die van rechtswege bevoegd is om namens jou curatele en/of mentorschap aan te vragen.

Artikel 3 Hoe dient je een klacht in.

Klachten kunnen uitsluitend schriftelijk, waaronder per email, worden ingediend. Een klacht moet worden ondertekend en tenminste bevatten:

– Jouw naam, adres en woonplaats of dat van degene die namens jou een klacht indient;
– de datum;
– een omschrijving van datgene waarover jouw klacht gaat.

Jouw klacht dient zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 12 maanden na de gebeurtenis(sen) waarover je klaagt, aan mij te zijn verzonden.

Artikel 4 Klacht ingediend, wat nu.

Als de klacht bij mij is binnengekomen, krijg je binnen 1 week een ontvangstbevestiging en nodig ik jou uit voor een gesprek. In dit gesprek kun je uitleggen waarom je de klacht hebt ingediend. Je kunt ook uitleggen waarom tijdens ons eventuele eerdere gesprek jouw ontevredenheid niet is weggenomen. Daarnaast kun je tijdens het gesprek nog bewijsstukken indienen om jouw klacht te ondersteunen. Ook kun je iemand meenemen om jou te ondersteunen tijdens het gesprek.

Als jouw klacht niet volledig is, zal ik jou vragen de ontbrekende bewijsstukken aan mij op te sturen en/of mee te nemen naar het gesprek.

Ik streef ernaar om tijdens het gesprek over jouw ingediende klacht alsnog tot een oplossing te komen en eventueel nieuwe afspraken te maken. Jouw klacht wordt dan buiten behandeling gesteld.

Na ons gesprek zal ik jouw klacht zorgvuldig onderzoeken en een beslissing nemen. Binnen 6 weken na het indienen van jouw klacht krijg je een brief toegestuurd waarin staat wat ik met jouw klacht heb gedaan en welke beslissing ik heb genomen. Ook wordt in de brief uitgelegd waarom ik deze beslissing heb genomen.

Als jouw klacht terecht was, dan staat in de brief beschreven welke gevolgen dit heeft voor de uitvoering van jouw mentorschap.

Verder staat in de brief welke mogelijkheden jij hebt als ik jouw klacht niet terecht vindt en je het daar niet mee eens bent.

Artikel 5.

Indien je het niet eens bent met het besluit dat ik heb genomen over jouw klacht, dan heb je de mogelijkheid om een schriftelijke klacht in te dienen bij de onafhankelijke klachtencommissie van de Nederlandse Beroepsvereniging voor Professionele Mentoren (NBPM). Ook kun je een schriftelijke klacht indienen bij de kantonrechter. Ook zonder mijn klachtenprocedure te doorlopen, staat het jou overigens vrij een klacht in te dienen bij de kantonrechter.

Artikel 6.

Alle klachten worden onder strikte geheimhouding afgewikkeld. Indien het noodzakelijk is bij derden informatie op te vragen zal ik vooraf toestemming aan jou vragen.

Artikel 7.

Ik registreer de klachten in een centraal registratiesysteem. Daarin houdt ik aantekening bij van de klacht en mijn besluit daarover.

Deze regeling treedt in werking op 1 augustus 2022 en geldt voor onbepaalde tijd.